为进一步推进县纪委监委机关公文处理工作科学化、制度化、规范化,提升公文处理质效,根据《保密法》《党政机关公文处理工作条例》《工作秘密管理暂行办法》《关于印发〈关于切实解决形式主义突出问题为基层减负40条具体措施〉的通知》等文件规定,结合工作实际,制定本制度。
一、收文办理
(一)公文受理
1.主送或抄送县纪委监委的各级来文来电,由办公室负责统一受理。
2.主送县纪委监委各内设机构、派驻(派出)机构,需报委领导知晓或签批的,应由受文机构提出拟办意见逐级呈办,呈报委主要领导的报办公室协助流转。
(二)办理要求
3.签收。办公室负责受理各级来文。其中通过普寄、机要邮寄或密封径送的文件资料,收件人为“县纪委监委”和“县纪委监委办公室”的,由办公室拆封;收件人为委领导的,由领导本人拆封;收件人为县纪委监委各内设机构、派驻(派出)机构的,由对应机构拆封。拆封后应转入公文流转程序的,拆封领导或机构应及时转办公室办理。签收环节应于收文当日完成。
4.登记。办文人员应于收文当日详细记载来文的标题、文号等公文信息,同时全程记录各办理环节经手人和交接日期等流转信息。
5.初审。办公室应对签收的公文进行初审。经初审不符合受理要求的公文,经办公室主任确认后,退回来文单位并说明理由;符合受理要求的转入流转程序。
6.承办。办文人员应认真阅读来文,掌握来文主要内容和要求,并根据需要提出拟办意见后,根据县纪委监委领导班子成员分工,将来文附“昌吉回族自治县纪委监委来文来电呈批单”送对应委领导签批。拟办意见应准确具体,必要时可征求分管领导的意见后提出。需要两个以上机构办理的,应当明确主办机构。紧急公文应当明确办理时限。
中央,自治区,州纪委监委,县党委、政府以及县直各部门单位来文,拟办意见应包括以下内容:①按照文件的内容,阅办件应提出阅批领导的范围,批办件应明确具体承办落实的机构;②对需要转发或翻印,以及结合实际贯彻落实的文件,提出具体意见并明确主办机构;③特别需要提请注意的其它重要事项。
请示、报告、意见,拟办意见应包括以下内容:①必要的背景情况、主要内容,特别是提请县纪委监委解决的问题及办理建议;②需要答复或批复的,提出办理机构名单;③属一般情况报告的,应提出送请阅知的范围。
其他来文来电拟办意见参照上述方式确定。
7.传阅签批。办文机构根据工作需要,于收文当日将来文来电送传阅对象阅知或批示。传阅时应随时掌握来文来电的去向,不得漏传、误传、延误。传阅文件应视领导在家和分管情况灵活掌握传阅顺序。传阅应结合来文紧急程度掌握办理时限,最长不超过2个工作日。
传阅工作一般由办公室统一进行。各机构点对点收到来文来电,完成承办环节任务后统一交办公室流转;紧急公文可由办公室服务人员直转;涉及监督检查、审查调查以及干部人事工作中秘密事项的文书材料,由承办机构密封后直报委主要领导。
主送或抄送县纪委监委的各级来文来电,按以下原则阅批:重大事项和综合性、全局性问题的文件,根据委领导班子成员分工,由分管领导提出具体办理意见后呈送主要领导阅批。来文来电明确要求由主要领导阅批的,径送主要领导阅批。主要领导外出时,可委托在家主持工作的副书记、副主任阅批;日常业务性文件,由分管班子成员阅批;阅知类文件附“昌吉回族自治县纪委监委文件传阅单”呈送班子成员传阅。
8.转办。根据领导批示需转各机构办理的,办公室于收到领导阅批件当日,将载有领导批示的文件呈批单连同来文及相关资料转承办机构。紧急公文应在转办时明确告知办理时限。
9.各承办机构对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
10.督办。转办公文要定期督办(一般于办理截止日前3天开始,每日督办一次),特别重要或紧急的事项要随时跟踪督办。超过办理期限未反馈办理结果的,承办机构要说明情况,无故不反馈且因迟办、缓办造成不良影响的,在机关内部通报批评并责令作出检查。
11.反馈。各具体办理机构根据领导批示,及时提出明确具体地办理意见建议并经逐级报批同意后,向来文来电机关反馈。所有对外报送的材料、统计报表等,均需经分管副书记、副主任审核把关后报请委主要领导签批后办理。办理意见需于办理截止日期前1天呈报委主要领导审批。
(三)办理时限
12.阅办件。普传文件不超过12个工作日办结,紧急阅办文件按文件要求执行。其中,办文人员(包括文件办理过程中涉及的所有工作人员)流转合计不超过1个工作日,每位领导的签批时限不超过1个工作日。
13.批办件。平件不超过2个工作日办结,特殊情况可延长1至2个工作日。其中,办文人员(包括文件办理过程中涉及的所有工作人员)流转合计不得超过1个工作日,委领导接到文件后当日完成签批。
14.紧急公文。“特提”件,收件后立即办理,2个小时内呈报委领导阅批;“特急”件,4个小时内呈报委领导阅批;“加急”件8个小时内呈报委领导阅批;“平急”件12个小时内呈报委领导阅批。
二、发文办理
(一)起草
15.以县纪委监委及办公室名义制发的公文由各承办机构起草。重大事项和综合性、全局性问题的公文由办公室负责起草,公文内容涉及的相关机构负责提供基本资料。
16.公文起草应当由各机构负责人主持。起草公文要做到:①符合党的理论路线方针政策和国家法律法规,符合中央纪委国家监委、自治区纪委监委、州纪委监委有关规定,完整准确体现发文意图;②一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行;③内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练;④文种正确,格式规范;⑤深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见;⑥公文涉及其他部门职权范围内的事项,必须征求相关部门意见,力求达成一致。
17.公文起草要严控发文规格的要求,政策性文件不超过10页。除中长期规划等文件外,其他党内法规和规范性文件、综合报告不超过4000字,专项工作报告不超过2000字。
18.拟提交县委印发的公文,起草机构应同时严格遵守县委办公室有关制度要求并主动与县委办公室做好协调对接工作。
(二)审核
19.审核人员应全面审查把关拟发的文稿,包括是否符合党的路线方针政策、国家法律法规及中央纪委国家监委、自治区纪委监委、州纪委监委有关规定;是否需要行文,以何种名义及何种形式行文;观点是否正确,内容是否符合实际,措施是否切实可行,有无观点错误、界限不清、宽严失度、难以执行之处;文稿是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑;引用数据是否真实准确;遣词造句是否符合语法、准确凝练;标点、数字、计量单位、专用名词、引文、简称等是否规范;秘密等级、紧急程度、标题、文种、主送机关、结构层次序数、附件说明、抄送机关、附件等是否符合规定。审核按照以下程序开展:
办理机构审核。各承办机构起草的文稿,由起草机构负责人全面审核把关并签字后,附“奇台县纪委监委办文单”报分管领导审核。
分管领导审核。起草的文稿经承办机构负责人审核签字后,逐级呈报分管常委、委员,分管副书记、副主任审核把关并签字。
办公室审核。经起草机构负责人、分管领导审核后的文稿,由办公室进行审核。审核的重点是:①行文理由是否充分,行文依据是否准确;②内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规;是否符合中央纪委国家监委、自治区纪委监委、州纪委监委有关规定;是否完整准确体现发文意图;③涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见;④文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范;⑤其他内容是否符合公文起草的有关要求。
凡属可发可不发的文件,坚决不发。对不宜以县纪委监委或县纪委监委办公室名义行文的文稿,只提出处理意见,不做修改加工,报经分管领导同意后,退回承办机构处理。原稿基础较差,需作较大改动的,由办公室提出意见后退回承办机构修改;对改动较大、特别是修改了实质性内容的文稿,应请承办机构分管领导重新审阅并签署意见。
对文稿的核改,自收文之日起,一般应在2个工作日内完成;篇幅较长或需作较大修改的,应在5个工作日内完成。急件随到随审。如文稿内容需协调承办机构修改完善,办理时限自收到修改稿之日起重新计算。
20.签发。办公室审核后的文稿,按公文形式、适用范围和审批程序规定送委领导签发。涉及全局性的重大决策或事务,由委主要领导签发;一般事务性文件送分管领导会签后,由分管办公室的副书记、副主任签发。领导圈阅或只签署姓名、日期的,视为同意发文。办公室及各承办机构要提醒相关领导及时审签文件,审签文件一般于2个工作日内完成。紧急文件随到随办。
21.复核。经委领导签发的文件,由办公室复核。复核的重点为审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。复核无误的公文,由办公室确定公文的发文字号、分送范围、标题、发文日期、密级等信息,报县委办公室备案审查通过后,登记发文字号制发。未经县委同意,不得向乡镇发布指令性公文或在公文中提出指令性要求。
22.印制。登记完毕后,由办公室负责排版形成清样,经承办机构终校签字后,由文印人员在严谨、高效、保密的前提下印制文件,成品文件要逐份进行质量检查,确保文件内容准确、版式规范、装订整洁、安全保密。印制文件要根据发文机关和发文字号,准确使用相应的文头、印鉴,严禁张冠李戴。紧急文件按时限要求印毕,平件2个工作日内印毕。
23.发文。公文印制完毕,由办公室根据公文的密级、发送范围和紧急程度及时按规定渠道分发。特别紧急或在发放过程中需说明有关情况的文件,由承办机构负责自行发放。发文范围要登记备查,涉密文件要记明领取人。
24.大力提高公文处理工作的信息化水平,推进无纸化办公。非涉密公文流转,可按县委办公室相关要求利用电子政务内网平台进行;涉密公文流转,可利用纪检监察内网进行(目前因州县两级内网平台分保测评工作未完成,暂不使用此方式流转)。
25.归档。经办人员要将成文(2份)、底稿及其它有关资料搜集齐全,及时移交档案室归档。
三、内部文书办理
26.各内设机构、派驻(派出)机构在日常业务工作中形成的各类文书材料,要严格按照本制度第16条要求起草,严格按照办公室统一规定的公文格式排版。
27.拟呈批签批的文书材料,由各内设机构、派驻(派出)机构负责人负责,审核校验无误后,附“奇台县纪委监委呈批单”,按照县纪委监委公文呈批签批流程规范签批。
签批工作按以下原则进行:凡涉及对外报送各类材料、报表的文书材料,均报委主要领导审签;其他文书材料由各班子成员根据工作需要和职责分工,按程序逐级审核签批。
28.需要呈报委主要领导的文书材料,根据委领导班子成员职责分工,按照承办机构负责人→分管常委、委员→分管副书记、副主任→委主要领导的程序逐级审核签批。向委主要领导呈报文书原则上由办公室统一办理;紧急文书可由承办机构通过办公室服务人员直报委主要领导;涉及监督检查、审查调查以及干部人事工作中秘密事项的文书材料,由承办机构密封后直报委主要领导。
29.各机构起草的文书材料进入流转程序后,一般应该在2个工作日内完成流转。
30.未经过办公室流转的呈批签批文书,各承办机构要将载有委主要领导批示情况的呈批单报办公室登记存档。
四、保密要求
31.严格涉密公文运转管理。对于涉密公文,按照密来密往原则,在涉密计算机上处理完成,严禁在互联网计算机、非涉密计算机等非保密设备上处理或传输公文。
32.严格实行定密审批制度,各承办机构起草的公文涉及国家秘密和工作秘密的,严格按照相关规定办理。涉及国家秘密的,必须填写“奇台县纪委监委国家秘密事项确定审批表”,经审核批准后执行。公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。
33.阅读和使用涉密文件、资料要履行严格的借阅记录手续。借阅人对文件负有安全和保密的责任,不得横传,自觉做到按期归还,再用再借。
34.密级文件资料,未经密级确定机关、单位或上级机关批准,禁止复印、摘抄、汇编。如确需复印、摘抄、汇编密级文件,必须经来文单位批准并履行审批手续,同时不得改变其密级、保密期限和知悉范围,并视同原件管理。
35.凡是中央、自治区党委的文件,一律按涉密文件管理。
五、其他方面要求
36.公文运行管理由分管办公室副书记、副主任总负责,办公室主管。办公室对公文运行实行台账式管理,对因不负责任造成重大失误、严重影响的,对照本规定责任倒查,落实责任环节、责任人,报请委领导研究同意后按规定处理。
37.涉及监督检查和审查调查相关程序性规定的公文,依照《中国共产党纪律检查机关监督执纪工作规定》《监察机关监督执法工作规定》等处理。
38.县纪委监委制发的各类文书要严格按照《党政机关公文格式》国家标准(GB/T9704-2012)规定排版格式执行。
39.本制度具体应用中的问题,由办公室负责解释。
40.本制度自下发之日起执行。原有关规定与本制度不符时,以本制度为准。